V Mariboru se je v četrtek, 30.9., zaključila Evropska mladinska konferenca kot najpomembnejši polletni dogodek tria predsedujočih držav Svetu EU, ki koordinirajo 18-mesečni cikel mladinskega dialoga v okviru predsedovanja na evropski ravni.

Glavna organizatorja sta bila Urad RS za mladino in Mladinski Svet Slovenije, ki sta v proces organizacije konference vključila mlade, med katerimi je bila tudi Sara Rožman Atelšek, ena izmed štirih glavnih organizatork. Z njo smo se pogovarjali o izzivih, izkušnjah in najlepših trenutkih zadnjih nekaj mesecev, ko je bila organizacija Evropske mladinske konference v polnem teku.

Pri svojih dvaindvajsetih letih si ena izmed glavnih organizatork Evropske mladinske konference. Zakaj je pomembno, da mladi organizirajo takšen dogodek?

Zdi se mi pomembno, da mladi sodelujemo pri organizaciji takšnih dogodkov. Ključno je namreč, da se do mladih pristopa na njim prijazne načine in veseli me, da nas odločevalci želijo vključevati. Že to, da smo mladi vključeni v Urad RS za mladino in v organizacijo tovrstnih konferenc, kaže na to, da Urad in Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport želita vključevati mlade in da nam zaupata. Pojavnost mladih pri takšnih organizacijah veča tudi zaupanje ostalih mladih v te organe.

Poleg tega je pri takšnih konferencah potrebno do mladih pristopati na načine, ki jim dajejo občutek večjega vključevanja. Načini takšnih vključevanj se izkažejo kot najboljši, če pri organizaciji teh sodelujemo mladi pod mentorstvom izkušenejših. Seveda pa je moje sodelovanje pri konferenci pomembno za pridobivanje novih izkušenj in posledično moj profesionalni in osebni razvoj.

Kako so potekale priprave na konferenco?

Intenzivno. S pripravami smo začeli že v začetku leta. Razdelili smo si področja dela. Moji področji sta bili komunikacija z udeleženci in družbena omrežja.

V sklopu priprav smo se dobivali v tedenskih terminih, včasih celo večkrat. Na začetku je bilo vsega zelo veliko, saj smo naredili zelo podroben načrt, a na srečo smo šli korak za korakom, ob tem pa sem imela ves čas podporo bolj izkušene ekipe. Najbolj mi je bilo všeč, da mojega dela niso prevzeli drugi, ko sem ob delu naletela na oviro. Namesto tega so mi s smernicami in podporo omogočili, da sem se ob delu veliko naučila in nalogo vseeno izpeljala do konca.  

Priprave so vključevale tudi oglede hotela, usklajevanje z glavnimi fasilitatorji in tehnično ekipo, komuniciranje z gosti in udeleženci, pošiljanje manjših daril vsem udeležencem, komuniciranje preko družbenih omrežij, priprava vsebinskih informacij za udeležence in govorce, zasnovanje celotne spletne strani in registracijskega procesa ter še mnogo več. 

Kaj so bili največji izzivi organizacije?

Največji izziv so bili definitivno govorci na konferenci. Želeli smo izbrati govorce, ki bodo relevantni za mlade in ki se ukvarjajo z mladimi in mladinsko politiko. Naš cilj je bil, da bodo tako oni kot tudi udeleženci konference od nje odnesli največ. Težava se je pojavila pri usklajevanju njihovih urnikov, saj so vsi zelo zasedeni, kar se je pokazalo s konstantnim iskanjem zamenjav. Nekaj preglavic nam je povzročalo tudi pošiljanje pošte in usklajevanje s poštnimi ponudniki ter njihovo odzivnostjo. Moja zagnanost in osebno dojemanje konference sta na trenutke privedla do tega, da sem za težave z udeleženci in njihove zavrnitve krivila sebe in na trenutke začela celo dvomiti v storjeno delo.

Kdo so poleg tebe glavni pri organzizaciji in za kaj so zadolženi?

Anja Fortuna je bila zadolžena za vsebinski del, še posebej za oblikovanje končnih priporočil udeležencev. Sara Marija Širnik je bila odgovorna za oblikovanje celotnega programa konference in pripravo vsebine za udeležence, usklajevanje ekipe fasilitatorjev, kofasilitatorjev in harvesterjev, Aleš Susman pa je skrbel za logistiko; finance, nastanitve in tehnično ekipo.

Kaj zate pomeni biti ena izmed glavnih organizatork tako velikega dogodka?

Skozi organizacijo tega pomembnega dogodka sem sama sebi dokazala, da lahko izpeljem in dosežem, karkoli se odločim. URSM, MSS in Evropski mladinski dialog (EUYD) so se izkazali kot veliki podporniki udejstvovanja mladih, saj jim zagotavljajo priložnosti in kar je najpomembneje – mladim dajejo glas. Iz prve roke lahko povem, da sem kljub svojim letom imela veliko odločevalskih možnosti pri organizaciji konference, s čimer sem imela izjemno priložnost za osebnostno rast, ogromno sem se naučila, to znanje pa bom koristila tudi na drugih življenjskih področjih. Ponovno sem si dokazala, kako pomembno je neformalno učenje. 

Najljubši trenutki pri organizaciji konference in kaj bi spremenila?

Eden najboljših trenutkov dela na konferenci je bil, ko smo prvič prižgali Zoom za udeležence, ki so se v velikih številkah začeli priključevati. Eden boljših občutkov je bil tudi, ko so glavni fasilitatorji odprli konferenco in prvi pozdravili vse udeležence, ko smo na družbena omrežja prvič objavili prenos v živo in ko so se meseci organizacije in priprav končno združili v čudovito celoto.
Med najljubše trenutke spadajo tudi sestanki z ekipo, ki je bila res na odlična. Zelo smo se povezali, predvsem pa smo uživali v medsebojni družbi, kar se je odražalo tudi na kvaliteti izvedbe. To veliko pove tudi o sodelovanju med Uradom RS za mladino in  mladinskim svetom Slovenije, ki je bilo pri organizaciji konference nadvse navdihujoče. Ekipa je ustvarila zelo prijetno in produktivno delovno okolje, za kar bi se rada vsem iskreno zahvalila. Delo z njimi se sploh ni zdelo kot delo in srčno upam, da skupaj izpeljemo še kakšen projekt. Zahvalila bi se tudi direktorici Urada RS za mladino mag. Dolores Kores, ki nam je ves čas organizacije nudila podporo in pomoč.

Kako poteka konferenca v zakulisju? Kakšne so naloge organizatorjev na sami konferenci?

Glavni štirje organztorji smo tisti, ki smo imeli najbolj celosten pogled na konferenco. V zakulisju potekajo usklajevanja in povezovanja s tehnično ekipo, glavnimi tremi fasilitatorji, kofasilitatorji in harvesterji. Moje delo je vključevalo komunikacijo, pomoč vsem udeležencem ter upravljanje družbenih omrežij, ki so bila prvi in najbolj ažurni vir informiranja o konferenci. Moje delo je zajemalo tudi na trenutke stresno javljanje iz zakulisja, delo na računalniku, fotografiranje in objavljanje na družbenih omrežjih, zapisovanje in objavljanje citatov, deljenje prenosov s konference in korespondence elektronske pošte. Dnevno sem oblikovala tudi izzive na družbenih omrežjih, s katerimi smo udeležence spodbujali in aktivno vključili v naša omrežja. Tako smo jih spodbujali, da se med seboj spoznavajo, izmenjajo kontakte in se družijo tudi po zaključku programa, s čimer smo jim želeli dati občutek, da so prisotni na konferenci. 

Katere so glavne kompetence in izkušnje, ki si jih pridobila skozi proces organizacije in priprave konference?

Glavne kompetence, ki sem jih pridobila skozi organizacijo, so predvsem računalniška pismenost, izboljšala sem svojo komunikacijske kompetence v angleškem jeziku, pridobila sem ogromno novih izkušenj na področju uradnega komuniciranja in protokola ter znanje glede pripravljanja strategij komuniciranja na različnih platformah in obdelave večje količine podatkov.

Vir: uredništvo